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Assemblées Générales des clubs, CDAM et LAM en période de COVID
Comment tenir nos Assemblées générales de clubs, de LAM ou de CDAM, pendant cette période de pandémie ? en présentiel ou en distanciel, deux mots dont l’utilisation s’est répandue depuis l’invasion du COVID 19 ? Le recours aux moyens de communication à distance s’est en effet développé pour tenir les réunions nécessaires à la gestion des associations, en évitant le présentiel propice à la contamination.
Voici les conclusions auxquelles nous sommes arrivés après avoir, suite aux interrogations de quelques clubs, requis l’avis de notre conseiller juridique.
Analyse de la situation
Il convient à notre sens de distinguer trois types de situations, en fonction du contenu des statuts de la structure concernée, mais également des mesures administratives affectant la localisation géographique de la réunion.
1) Cas des clubs ou organes déconcentrés dont les statuts permettent la tenue d'assemblées générales à distance
Ceux-ci pourront bien évidemment réunir leur AG selon les modalités prévues par leurs statuts. Dans le même ordre d'idée, les structures dont les statuts permettent la réunion sous forme de consultation écrite pourront consulter les membres de leur AG sous cette forme. Ces cas sont très rares. Nous n’avions pas cette culture auparavant et les statuts (et même notre guide des statuts récemment rédigé) ne le prévoyaient pas.
2) Cas des clubs ou organes déconcentrés dont les statuts ne permettent pas la tenue d'assemblées générales à distance, mais susceptibles d'entrer dans le cadre du dispositif de l'ordonnance covid n° 2020-321 du 25 mars 2020
Les statuts ne prévoyant pas une assemblée générale à distance, ils ne peuvent en principe pas tenir régulièrement leurs assemblées à distance. Néanmoins, le dispositif de l'ordonnance Covid du 25 mars 2020 autorisant exceptionnellement la tenue d’assemblées à distance a été prolongé jusqu'au 30 novembre 2020 par décret du 29 juillet 2020.
Toutefois, l'art. 4 de cette ordonnance conditionne expressément cette possibilité aux assemblées convoquées "en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires".
À cette restriction s’ajoutent des modalités de fonctionnement différentes, selon qu’il s’agit d’une association (club) ou d’un organe fédéral déconcentré (CDAM, LAM).
Si l’ordonnance est applicable localement (voir les autorités préfectorales), son article 5 permet aux associations de tenir leurs AG par visioconférence ou audioconférence jusqu'au 30 novembre 2020, sur décision de l'organe compétent pour convoquer l'AG, sous réserve de :
- permettre l’identification des membres de l’assemblée,
- transmettre au moins la voix des participants,
- permettre la retransmission continue et simultanée des débats.
Concernant les organes fédéraux déconcentrés (LAM) auxquels ont été confiés des prérogatives de puissance publique, des conditions supplémentaires, issues de l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial, devront être respectées :
• Respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers.
• Adoption de modalités d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que de modalités permettant à des tiers d’être entendus.
• Le cas échéant, des conditions complémentaires préalablement déterminées en cas de prise de décision dans le cadre d'un système de vote électronique.
3) Cas des clubs ou organes déconcentrés dont les statuts ne permettent pas la tenue d'assemblées générales à distance et ne pouvant entrer dans le cadre du dispositif de l'ordonnance covid n° 2020-321 du 25 mars 2020
Dans ce cas, aucun dispositif ne sécuriserait la tenue d'une assemblée dématérialisée, quelles que soient ses modalités.
Remarque : A noter encore que, dans les trois cas envisagés, lorsque le scrutin secret est exigé statutairement par la structure concernée, (ce qui est fréquent dans les statuts de nos clubs) la prise de décision par visioconférence pourrait s'avérer insuffisante d'un strict point de vue juridique.
Les solutions qu’il nous faut envisager
- Pour les clubs
Concernant les clubs de petite taille, les jauges locales d’autorisation de rassemblement permettront certainement, tout en respectant les mesures barrières (masque, gel, et distance entre personnes), d’organiser les AG en présentiel.
Pour les clubs dont l’effectif de présents en AG dépasserait les jauges d’autorisation locale, se pose le problème de la tenue de l’AG à distance. Le risque juridique en cas de contestation est alors à prendre en compte dans la décision. Mais la grande majorité des clubs fédérés a une vie tranquille, les AG dans ces clubs n’entraînent que peu de risques de contestation. Il appartient au bureau directeur des clubs concernés d’évaluer ces risques. S’ils existent, la seule solution juridiquement sécurisée serait alors de recourir à un prestataire garantissant la confidentialité, solution qui ne paraît pas forcément, au regard des coûts occasionnés, la plus adaptée...
- Pour les CDAM et LAM, les règles sont les mêmes.
Si l’un des risques (sanitaire ou juridique) existe, et sauf à assumer le coût économique, la seule solution envisageable serait le report d'une AG en présentiel à une date ultérieure.